«Офисные» расходы, если они связаны с предпринимательской деятельностью, учитывают при налогообложении прибыли в периоде их списания на расходы в бухучете. Среди прочих к таким расходам можно отнести амортизацию, а также затраты на ремонт и содержание основных средств и предметов в составе средств в обороте (далее — предметы), расходы управленческого и общехозяйственного назначения (например, для офиса) <*>.

Какие основные средства отнести к используемым в предпринимательской деятельности, решает комиссия по амортизационной политике организации <*>.

В настоящее время законодательством не установлены какие-либо обязательные критерии, которыми можно руководствоваться при разделении объектов основных средств и предметов на используемые и не используемые в предпринимательской деятельности для целей начисления амортизации, износа либо списания при передаче либо выбытии из эксплуатации.

Если связь одних основных средств или предметов с производством очевидна и, как правило, не вызывает сомнений (например, компьютеры, оргтехника, офисная мебель), то есть и такие, по которым могут возникнуть разногласия с контролирующими органами.

Специалисты МНС поясняют, что основными критериями для отнесения расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, являются объективная необходимость и обоснованность таких расходов в процессе производства <*>.

Но что является необходимостью, а что — роскошью? Нужен ли пылесос, если можно подмести веником? Для избежания споров с контролирующими органами бухгалтер должен взвесить все риски, обосновать необходимость и связь тех или иных расходов с производственным процессом.

Чтобы помочь бухгалтеру в этом, мы попросили высказать свои позиции по данному вопросу лидеров мнений в области налогообложения ведущих экспертов в области налогообложения и бухгалтерского учета:

 Абгаряна Михаила, заместителя директора ООО «Приватаудит».
Стаж работы в аудите — более 15 лет. Опыт работы с организациями различных форм собственности и отраслевой принадлежности. Автор многочисленных публикаций в печатных изданиях и электронных базах данных по вопросам бухгалтерского учета и налогового законодательства;

 Герштейна Евгения, заместителя директора ООО «РСМ Бел Аудит».
Заместитель Председателя Ассоциации аудиторских организаций.
Входит в состав консультативного совета при МНС.
Общий стаж — 35 лет. Награжден грамотами Совмина, Палаты Представителей Нацсобрания, МНС;

 Нехай Наталью, ведущего аудитора ООО «Аудиторский центр «Эрудит».
13-летний опыт работы в управлении методологии налогообложения юридических лиц МНС. Лектор многочисленных семинаров, консультант горячих линий, автор большого количества публикаций по налогообложению;

 Раковца Виталия, аудитора ООО «АудитИнком».
14-летний опыт работы.
Более 1500 публикаций в СМИ и печатных изданиях;

 Статкевича Виктора, аудитора.
12-летний опыт работы в качестве аудитора с крупнейшими предприятиями Беларуси.
Автор многочисленных публикаций в печатных изданиях и электронных базах данных.

Рассмотрим более подробно позиции лидеров мнений по каждому из девяти видов расходов, приведенных на рисунке, и определим, сколько процентов из опрошенных экспертов признали, что расходы рискованно учитывать при налогообложении прибыли.

Мы предложили лидерам мнений рассмотреть самые, на наш взгляд, распространенные виды офисных расходов.

По нашей просьбе каждому виду расходов они присвоили степень «налогового риска» от 1 до 5 в порядке возрастания, начиная с самого безопасного (1) и заканчивая наиболее рискованным (5).

Итак, рейтинг «налоговых рисков» офисных расходов выглядит следующим образом:

Общие исходные данные. Коммерческая организация приобрела для работников офиса бытовую технику и предметы интерьера. Все расходы документально подтверждены и экономически обоснованны.

Вопрос. Может ли организация учесть при налогообложении прибыли списанную на расходы стоимость (по предмету в составе оборотных средств) или амортизацию (по основному средству):

1) по кондиционеру или вентилятору?

Данный вид расходов по «безопасности» разместился на первом месте. В основном все участники опроса считают, что указанные расходы можно учесть в составе затрат. Такой вывод эксперты делают на основании п. 6
ст. 89 ТК, в соответствии с которым наниматели обязаны обеспечивать безопасные и здоровые условия труда, в том числе необходимое отопление, вентиляцию и т.д. Эксперты напоминают, что требования к оптимальным и допустимым параметрам микроклимата в офисных помещениях установлены СНиП «Требования к микроклимату рабочих мест в производственных и офисных помещениях» N 33. Требования к системам отопления, вентиляции и кондиционирования предусмотрены в главе 6 Межотраслевых общих правил по охране труда N 70.

Виталий Раковец отмечает, что вентиляция воздуха важна для организации производственного процесса, поскольку загрязненный воздух, душная атмосфера провоцируют быстрое утомление, снижение активности, трудоспособности и внимания работников. Таким образом, как отмечает аудитор, обеспечение надлежащего микроклимата воздушной среды — это требование законодательства, которое предусматривает установку систем кондиционирования для соблюдения этого правила, т.е. их использование в деятельности организации. Следовательно, установка кондиционера в офисе направлена на выполнение требований законодательства в области охраны труда, поэтому стоимость приобретенных кондиционеров или амортизация по ним может быть учтена при налогообложении прибыли в составе затрат.

Вместе с тем Евгений Герштейн считает, что при отнесении на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, указанных расходов небольшой риск все же присутствует.

Этому виду расходов участники опроса присвоили меньше всего баллов, и он находится на 1-м месте нашего рейтинга по безопасности отнесения его на затраты. Таким образом, налоговые риски в отношении данных расходов, по мнению опрошенных, минимальны.

2) пылесосу?

По мнению большинства экспертов, расходы по уборке офисного помещения являются расходами по содержанию объектов основных средств. Так, отмечают они, согласно п. 53 Межотраслевых правил N 70 порядок уборки помещений устанавливается в зависимости от характера загрязнения и осуществляемого технологического процесса. Принимая во внимание нормы ст. 55, п. 6 ст. 89 ТК, учитывать такие расходы при налогообложении прибыли в составе затрат вполне безопасно.

Михаил Абгарян и Наталья Нехай отмечают, что использование пылесоса для чистки ковровых покрытий, кресел и стульев предусмотрено в составе работ по санитарному содержанию административных и общественных зданий (п. 4 Межотраслевых нормативов N 104). Так что, применение пылесоса — необходимость для соблюдения указанных нормативов.

По мнению Виктора Статкевича, процесс поддержания чистоты в помещениях и используемые при этом активы (швабра и тряпка, пылесос, поломоечные машины и т.п.) законодательно не ограничиваются. Статьей 131 НК также не установлено никакого ограничения по возможности включения расходов на приобретение, использование, обслуживание пылесоса и т.п. в состав затрат, уменьшающих облагаемую налогом прибыль.

Вместе с тем Евгений Герштейн полагает, указанные расходы можно учесть при налогообложении прибыли, но не в затратах, а в составе внереализационных расходов.

Этому виду расходов эксперты присвоили низкую степень риска, и он занимает 2-ю строчку нашего рейтинга по «налоговой безопасности». При этом все участники опроса подтвердили, что учли бы при налогообложении прибыли данный вид расходов.

3) чайнику электрическому, СВЧ-печи, кофеварке?

По итогам голосования данный вид расходов разместился на 3-м месте.

Большинство участников опроса сошлись во мнении, что учитывать такие расходы при налогообложении прибыли безопасно в налоговом плане, но при определенных обстоятельствах. Так, эксперты отметили, что каждый работник имеет право на обеспечение санитарно-бытовыми помещениями, оснащенными необходимыми устройствами и средствами <*>. При этом нанимателям и профсоюзным организациям рекомендовано включать в коллективные договоры вопросы создания условий для питания работников <*>.

В связи с этим Виталий Раковец и Михаил Абгарян отмечают, что поскольку согласно п. 72 Межотраслевых правил N 70 прием пищи разрешается только в специально отведенных и оборудованных для этого помещениях, то при наличии документов об организации таких помещений стоимость (или амортизация) чайника, СВЧ-печи и кофеварки может быть учтена при определении налогооблагаемой прибыли в составе затрат.

Наталья Нехай и Виталий Раковец отмечают, что ранее в письме от 12.01.2009 N 2-2-15/12640 и письме от 04.06.2010 2-2-10/11442 разъяснялось, что затраты по приобретению СВЧ-печи учитываются при налогообложении. Виталий Раковец напоминает, что в 2017 году специалистами МНС давались разъяснения, что расходы на приобретение (или амортизация) электрического чайника для офиса не относятся к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, но их можно учесть составе внеррасходов, так как они понесены при осуществлении деятельности для поддержания нормальных условий труда. Евгений Герштейн также придерживается позиции, что указанные в вопросе расходы следует учитывать в составе внеррасходов.

Наталья Нехай и Виктор Статкевич рекомендуют для целей подтверждения производственной необходимости рассматриваемых в вопросе организаций все-таки документально подтвердить создание специального места для приема пищи (комнаты приема пищи, столовой и т.п.). Это, как они считают, минимизирует риск признания таких расходов затратами «непроизводственного» характера. А если офис не оборудован помещением для приема пищи или комнатой отдыха, то, по мнению экспертов, учет при налогообложении вышеназванных расходов является опасным. Виктор Статкевич также обращает внимание, что практика проверок налоговых и иных контролирующих органов показывает, что электрические чайники и СВЧ-печи уже стали привычными активами для целей налогообложения, однако кофе-машины до сих пор квалифицируют как роскошь и излишество, особенно с учетом того, что отдельные из них являются достаточно дорогостоящими.

Михаил Абгарян также считает, что налоговые риски в отношении расходов, связанных с приобретением кофеварки, значительно выше.

Вывод: если в организации оборудована комната для приема пищи, то учитывать данные расходы при налогообложении прибыли вполне безопасно. Эксперты присвоили степень риска от 2 до 5 (см. рейтинг). Однако большинство экспертов из этой группы выделяют кофеварку, при отнесении которой на затраты риски значительно выше.

4) набору мягкой мебели (дивану, креслу)?

В рейтинге «безопасности» данному виду расходов досталось 4-е место.

Евгений Герштейн считает, что стоимость мягкой мебели без всякого риска можно учесть в составе затрат.

Михаил Абгарян, Наталья Нехай, Виталий Раковец, ссылаясь на ст. 231 ТК, ответ МНС от 04.06.2010 N 2-2-10/11442 «О налогообложении» на запрос Ассоциации белорусских банков от 19.05.2010 N 03-02/305 (далее — ответ МНС N 2-2-10/11442), считают, что если мягкая мебель устанавливается в комнате отдыха, организованной по решению нанимателя, то стоимость такой мебели (амортизация) может быть учтена при налогообложении прибыли в составе затрат.

Наталья Нехай и Виталий Раковец отметили, что если такая мебель находится в офисе, который является местом для работы (встреч) с клиентами и (или) приема представителей других организаций (например, офис турагентства, риэлтерской фирмы, кабинет или приемная руководителя организации), то амортизацию (стоимость) можно учесть в затратах, поскольку она участвует в предпринимательской деятельности. При этом Наталья Нехай считает, что если мягкой мебелью оснащена, например, бухгалтерия, то ее связь с предпринимательской деятельностью не прослеживается.

Виктор Статкевич, напротив, считает, что мебель (в том числе мягкая), установленная в офисе организации и используемая самими сотрудниками либо установленная в комнате переговоров, приемной руководителя для посетителей, бухгалтерии и т.п., является активом, который предназначен для использования в производственной деятельности организации. Таким образом, как считает эксперт, стоимость такой мягкой мебели может быть учтена в составе затрат, уменьшающих облагаемую налогом прибыль в соответствии с п. 1 ст. 130 НК. А вот стоимость мебели, которая установлена в помещениях «непроизводственного» характера (например, в комнате отдыха для сотрудников), по его мнению, напротив, не учитывается при налогообложении прибыли.

Таким образом, при отнесении данных расходов на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, определенные риски присутствуют (см. рейтинг).

5) комнатным растениям, керамическим горшкам, аквариуму, картинам?

По мнению всех опрошенных, приобретение указанного имущества достаточно сложно увязать с осуществляемой организацией предпринимательской деятельностью. Поэтому учесть расходы на приобретение этого имущества при налогообложении нельзя ни в составе затрат, ни в составе внереализационных расходов <*>. Кроме того, в письме МНС N 2-2-10/8003 указана официальная позиция относительно расходов на приобретение предметов интерьера и иных подобных товаров (комнатные растения, керамические горшки, грунт, вазоны, аквариумы, картины). По мнению МНС, учесть при налогообложении такие расходы нельзя <*>.

Виктор Статкевич отметил, что, с одной стороны, наниматель в соответствии с п. 6
ст. 89 ТК обязан обеспечивать нормальные условия для выполнения работниками норм труда. И, безусловно, можно было бы вести речь о том, что расходы по приобретению комнатных растений, керамических горшков для таких растений, аквариумов, картин направлены на создание благоприятной и комфортной атмосферы в офисе, опосредованно влияют на производительность труда работников и, как следствие, на улучшение финансовых результатов деятельности организации. Однако он считает, что прямая производственная необходимость осуществления рассматриваемых расходов у организации отсутствует и такие расходы по своему характеру являются больше расходами социальной направленности для работников, чем расходами «производственного» характера. Такого же мнения придерживается Наталья Нехай, отмечая, что комнатные растения, керамические горшки, аквариум, картины, скорее, имеют связь с отдыхом работников и, как следствие, не должны учитываться при налогообложении прибыли (подп. 1.7-1 ст. 131 НК).

Виталий Раковец отмечает, что, хоть законодательство не содержит обязанности нести данные расходы, однако очевидно, что вести переговоры, проводить совещания в самой организации гораздо более продуктивно в аккуратном помещении, содержащем предметы интерьера. В такой науке, как психология, есть даже раздел «Психология труда», который рассматривает психологические особенности трудовой деятельности человека, закономерности развития трудовых навыков. Дизайн офиса и рабочего места в данном разделе психологии занимает важное место. Предметы интерьера способствуют положительному влиянию на наше моральное состояние и, следовательно, повышают производительность.

Аудитор, ссылаясь на информацию, содержащуюся в сети Интернет, приводит результаты эксперимента, который проводился в двух крупных офисных пространствах в Великобритании и Нидерландах и показал, что добавление комнатных растений помогло повысить производительность труда на 15%.

Также эксперт отметил, что зачастую предметы интерьера скрывают недостатки на стенах, полах, окнах помещений, экономя таким образом ресурсы организации на ремонтные работы. По мнению Виталия Раковца, рассматриваемые расходы правильным было бы учитывать при налогообложении прибыли в составе затрат. Однако, поскольку у налоговых органов иное мнение, налоговые риски в части отнесения на затраты подобных расходов следует признать очень высокими. И в случае отнесения таких расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, организациям надо быть готовыми отстаивать свою позицию. Эксперты отметили высокую степень риска (см. рейтинг).

Подводим итоги

При отнесении на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, расходов, поименованных в пунктах:

с 1-го по 2-й — риски почти отсутствуют. При этом организации необходимо контролировать, чтобы эти расходы были экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с коммерческой деятельностью организации;

с 3-го по 4-й — существуют определенные риски;

5 — существуют очень большие риски.

При отнесении на затраты расходов, указанных в пунктах с 3-го по 5-й, нужно быть готовым доказывать контролирующим органам производственную необходимость этих расходов. Поэтому тем, кто все же решит учесть при налогообложении прибыли указанные расходы, следует более внимательно отнестись к подготовке документов, подтверждающих их обоснованность. Желающим обезопасить себя целесообразно обратиться за официальным разъяснением в налоговые органы для выяснения официальной позиции <*>. В противном случае контролирующие органы могут снять указанные расходы с затрат и доначислить налог на прибыль.